PowerPoint 슬라이드 내 PlaceHolder 작업 (정리, 복원)

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Powerpoint 리본 메뉴에서 '보기' 탭, '슬라이드 마스터'를 실행하면, 현재 PPT 파일에 정의된 디자인과 레이아웃을 확인할 수 있고, 개인이 레이아웃을 추가하거나 불필요한 디자인을 삭제할 수도 있습니다.

슬라이드 편집 상태에서 슬라이드를 선택하여 마우스 우클릭하게 되면, 레이아웃을 지정하거나 변경할 수 있는데, 레이아웃에는 기본적으로 제목이나 컨텐츠 등을 입력할 있는 PlaceHolder의 모양과 크기를 확인할 수 있습니다.

 

미리 지정된 레이아웃을 적용하여 슬라이드를 작성하더라도, 슬라이드마다 포함된 컨텐츠에 따라 PlaceHolder 모양이나 크기, 배열 등을 조금씩 다르게 조정할 수 있습니다. 그러나, 슬라이드를 생성하다 보면, 슬라이드 마스터에서 지정한 레이아웃을 그대로 사용하지 않고, 일정 슬라이드 구간 동안만 이전 슬라이드와 동일하게 적용해야하는 경우가 있습니다.

새로 생성되는 슬라이드의 레이아웃을 바로 앞에 생성한 슬라이드와 동일하게 만들고 텍스트나 그림 등만 일부 조정하게 되면, 전체적으로 통일된 모양을 만들어줄 수 있습니다만, 작업이 다 완료된 후 각 PlaceHolder를 세세하게 조정하려고 하면 약간씩 어긋나는 경우가 있어 수작업이 추가될 수 있습니다.

 

Powerpoint에서 새 슬라이드를 추가하게 되면, 기본적으로 바로 앞에서 사용한 슬라이드 레이아웃을 그대로 사용하여 빈 슬라이드를 생성해주게 되는데, MiniTool에서는 바로 이전에 생성하여 조정된 슬라이드 모양을 그대로 복제하거나 초기화하는 기능을 추가해두었습니다. 

이 기능들은 '리본 메뉴'와 '그림/도형 도구' 창에서 모두 실행할 수 있습니다.

 

 

 

<슬라이드 레이아웃 초기화>

개체들을 배열하느라 PlaceHolder의 위치나 크기를 조장한 상태에서 원래의 레이아웃으로 되돌리려면, 슬라이드 미리보기 부분에서 마우스 우클릭해서 레이아웃을 선택하시면 됩니다. MiniTool의 작업창에서 실행하려면, 작업창에서 PlaceHolder 버튼을 클릭하고, 작업 선택창에서 'Layout 초기화'를 선택하고 확인 버튼을 클릭합니다.

 

예를 들어 아래와 같이 컨텐츠 PlaceHolder의 크기를 다른 그림에 맞게 조정한 상태에서 Layout 초기화를 실행하면, 원래의 PlaceHolder 모양으로 되돌리게 됩니다.

<빈 PlaceHolder 삭제>

아래와 같이, 현재 슬라이드가 2개의 컨텐츠 상자(PlaceHolder)가 포함된 레이아웃이 적용된 상태에서 내용이 포함된 컨텐츠 상자의 크기가 변경되어 있고 1개의 컨텐츠 상자는 비어있다고 할 때, 현재의 배열을 그대로 유지하고, 빈 컨텐츠 상자를 지우고 싶다고 하면, '빈 PlaceHolder 삭제'를 실행합니다

슬라이드가 1~2개인 경우에는 수작업으로 삭제하시면 되지만, 여러 슬라이드에 중간중간 빈 제목이나 컨텐츠 상자 등이 포함되어 있다면, 여러 슬라이드 구간을 선택한 상태에서 실행하면 선택된 슬라이드 전체에서 빈 컨텐츠 상자를 삭제합니다. 

 

 

<삭제된 PlaceHolder 복원>

불필요해서 삭제한 PlaceHolder를 다시 복원시키기 위해서는 레이아웃 초기화를 실행하거나, 글상자를 추가하게 됩니다. 레이아웃 초기화를 실행하면, 삭제된 PlaceHolder가 나타나기는 하지만, 다른 컨텐츠를 포함한 PlaceHolder의 위치도 원래 상태로 되돌아가기 때문에 크기와 위치를 새로 조정해주어야 합니다. 한편 글상자를 추가하게 되면, PlaceHolder에 지정한 단락이나 글꼴, 글간격, 여백, 글머리 기호 등의 옵션이 적용되지 않기 때문에 통일된 모양을 갖지 않는 문제가 있습니다.

따라서, 현재의 레이아웃을 그대로 두고, 삭제된 PlaceHolder만 되살리기 위해서 이 기능을 사용할 수 있습니다. 위에서 빈 PlaceHolder를 삭제한 상태에서 다시 복원을 하게 되면, 아래와 같이 삭제된 PlaceHolder를 추가해주게 됩니다. 다만, 해당 레이아웃에 날짜나 바닥글 PlaceHolder가 정의되어있다면 이 개체들도 복원될 수 있으니, 슬라이드 작업이 다 완료된 후 빈 PlaceHolder를 한꺼번에 제거하시면 됩니다.

 

<이전 슬라이드의 레이아웃을 유지한 상태로 빈 슬라이드 생성하기>

모든 슬라이드가 다 다른 내용을 담고 있다면 슬라이드마다 제목도 달라지게 되지만, 1가지 내용으로 여러 슬라이드를 생성하는 경우에는 이전 슬라이드와 동일한 제목, 동일한 레이아웃을 가진 슬라이드를 생성하게 됩니다.

만약 1개 슬라이드를 생성하고, 이 슬라이드의 레이아웃을 그대로 유지한 상태로 새 슬라이드를 생성하려면, '새 슬라이드 추가 (현재 Layout 유지)'를 실행합니다.

제목을 유지할지, 삭제할지 물어보는 대화창이 생성되고, 제목을 유지하도록 선택하면 아래와 같이 슬라이드 제목 PlaceHolder와 컨텐츠의 1번째 문장을 유지하고 나머지 PlaceHolder는 비어있는 슬라이드를 생성합니다. 또한 PlaceHolder를 제외한 나머지 개체(도형, 그림, 동영상 등)는 그대로 복제해줍니다. 

만약 제목을 삭제하도록 하면, 모든 PlaceHolder가 비어있고, 레이아웃만 이전 슬라이드와 동일하게 빈 슬라이드를 생성해줍니다.

PowerPoint에서 자동으로 슬라이드 번호 넣기

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Powerpoint 슬라이드에 슬라이드 번호를 넣기 위해서 리본 메뉴의 '삽입' 탭에서 '슬라이드 번호'를 실행합니다.

슬라이드 마스터에 정의된 '슬라이드 번호' 개체의 서식을 참조하여 슬라이드 번호를 생성해주며, 제목 슬라이드에는 번호를 표시하지 않도록 옵션을 지정할 수도 있습니다. 

모두 적용을 누르면 전체 슬라이드에 적용됩니다.

 

이렇게 슬라이드 번호를 삽입하게 되면, 아래와 같이 각 슬라이드에 선택가능한 글상자 형태로 슬라이드 번호를 보여주게 되고, 새로운 슬라이드를 생성할 때에도 자동으로 슬라이드 번호 개체를 생성해줍니다.

다만, Powerpoint의 슬라이드 번호 개체는 슬라이드 마스터에서 설정한 다른 PlaceHolder나 개체와 달리 컨트롤이 약간 복잡합니다.

슬라이드에서 레이아웃을 지정하면, 슬라이드 마스터에서 생성해둔 모든 개체가 슬라이드에 기본적으로 보여지게 되어 있습니다. 만약, 슬라이드 마스터에서 PlaceHolder를 생성해둔 경우에는 슬라이드를 생성할 때 해당 PlaceHolder가 무조건 자동으로 생성되고, 해당 PlaceHolder에는 슬라이드 편집 상태에서 텍스트나 그림 등의 개체를 넣을 수 있습니다. 반면 슬라이드 마스터에서 그림이나 글상자, 표 등을 넣어두면 이러한 개체는 단순히 슬라이드 디자인을 위한 개체로 인식하여 슬라이드에서 편집이 불가능하게 됩니다.

그러나, 슬라이드 번호 개체는 다른 PlaceHolder와 조금 다른 특징이 있습니다. 즉, 슬라이드 마스터에 슬라이드 번호 PlaceHolder가 있더라도 위에서와 같이 '슬라이드 번호'를 삽입하도록 설정해두지 않으면, 슬라이드 번호가 자동으로 나타나지 않습니다. 이는 슬라이드 번호가 나타나기 위해서는 슬라이드 마스터의 해당 레이아웃에 PlaceHolder 개체가 있어야 하고, 설정에서 슬라이드 번호를 표시하도록 지정해야만 나타나고, 둘 중 하나라도 만족하지 않으면 나타나지 않습니다.

슬라이드 번호를 수작업으로 숫자를 써넣지 않고, 슬라이드 번호에 따라 자동으로 기입되기 위해서는, 슬라이드 번호를 삽입하도록 한 후 슬라이드 마스터에서 확인해보면, 슬라이드 번호에 '<#>'와 같은 문자열이 보이는데, 이 문자열을 키보드로 입력하더라도 작동하지 않습니다. 즉 문자열로 보이지만 실제로는 슬라이드 번호를 넣으라는 코드가 포함된 Powerpoint 고유의 개체입니다. 재미있는 점은, 슬라이드 번호 PlaceHolder에서 이 문자열을 복사해서 다른 텍스트박스에 붙여넣어도 잘 작동합니다. 그런데, powerpoint의 어떤 메뉴에도 이 코드를 삽입하는 명령이 없기 때문에 슬라이드 번호 컨트롤이 쉽지 않습니다.

한편, 슬라이드 번호 개체가 PlaceHolder로 삽입되고, 각 슬라이드에서 선택/편집 가능한 개체다보니 실수로 삭제되는 경우도 있고, 어떤 슬라이드에서는 위치가 이동되거나 글자 모양이 달라지기도 합니다. 경우에 따라 번호를 지우거나 옮길 필요가 있을 때에는 괜찮지만, Powerpoint 슬라이드가 여러 개체를 삽입하여 배열된 문서다 보니, 편집 가능한 개체로 삽입되면 실수가 발생할 가능성도 높아집니다.

MiniTool에 슬라이드 번호를 조금은 편하게 생성할 수 있도록 '슬라이드 번호'를 자동으로 기입해주는 기능을 추가해두었습니다.

'슬라이드 번호 넣기'를 실행하면, 아래와 같이 번호를 넣을 다양한 옵션을 제공합니다.

슬라이드 번호를 각 슬라이드에서 편집가능하게 할지, 슬라이드 마스터에 텍스트 박스 형태로 삽입하여 슬라이드에서는 편집되지 않도록 할지 결정합니다.

제목 슬라이드에는 슬라이드 번호를 표시하지 않도록 할 수 있으며, 슬라이드가 구역으로 나눠져 있는 경우에는 구역별로 번호를 새로 지정할 수 있습니다.

전체 슬라이드수를 슬라이드 번호에 표기할지 선택할 수 있으며, 전체 슬라이드를 표시하는 경우, 현재 슬라이드 번호와 전체 슬라이드 번호를 표시하는 구분자를 지정할 수 있습니다.

페이지 번호의 앞, 뒤에 장식을 표시하기 위한 줄표를 지정할 수 있고, 슬라이드 마스터에 여러개의 디자인이 포함된 경우, 마스터별로 나눠서 생성할 수도 있습니다. 

'확인' 버튼을 클릭하면, 아래와 같이 슬라이드 번호 개체가 1개 생성되고, 1분간 글자 크기, 서식 및 슬라이드 내 번호 위치를 지정해 줄 수 있습니다.

위의 예시와 같이, 슬라이드 마스터에 텍스트 개체로 삽입해주게 되면, 슬라이드에서 전체 선택을 하더라도, 슬라이드 번호는 배경으로 표시되기 때문에 선택이나 편집되지 않습니다. 만약 편집이 필요하다면, 슬라이드 마스터를 활성화하여 변경하시면 됩니다.

간혹 MiniTool에서 처음 슬라이드 번호 넣기를 실행하면, 번호의 서식을 지정하는 창이 나타나지 않는 경우가 있습니다. 이럴 때에는 '슬라이드 번호 삭제'를 실행한 후 다시 번호 넣기를 실행하면 제대로 작동합니다. 이는 슬라이드 번호가 이미 1번이라도 삽입된 상태에서는 기존의 슬라이드 번호 서식을 참조해서 그대로 만들기 때문인데, 앞에서 설명드린 바와 같이 슬라이드 번호 개체가 이미 슬라이드 마스터에는 만들어져 있지만, 옵션에서는 슬라이드 번호를 보이도록 설정해주지 않았기 때문에 발생하는 문제입니다. 슬라이드 번호 삭제를 실행하면, 모드 슬라이드 번호 개체를 삭제해버리기 때문에 서식 지정 단계가 활성화됩니다.

 

MiniTool의 슬라이드 번호 넣기 기능은 Powerpoint에서 제공하는 슬라이드번호 개체를 이용합니다만, 슬라이드 번호에 전체 슬라이드수를 표시하거나, 구역별로 나눠서 표시하거나, 제목 슬라이드를 전체 슬라이이드 수를 제외하도록 선택하게 되면, 슬라이드 번호를 자동으로 카운트하는 코드가 작동하지 않습니다. 따라서, 이러한 경우에 한해서 MiniTool이 슬라이드 수를 직접 카운트한 후 텍스트로 기입하는 방법으로 슬라이드 번호를 삽입하기 때문에, 새 슬라이드를 추가하거나 슬라이드 일부를 삭제하거나, 슬라이드 순서를 바꾸더라도 슬라이드 번호가 변경되지 않습니다. 따라서, 슬라이드 번호를 삽입한 후, 슬라이드 개체에 변동이 있었다면, 반드시 '슬라이드 번호 넣기'를 다시 해주셔야 합니다. 또는 모든 작업이 완료된 후 마지막에 슬라이드 번호 넣기를 실행하는 것을 권장드립니다.

앞에서 '제목 슬라이드'에는 슬라이드 번호를 나타내지 않도록 하는 옵션이 있었습니다. 그러나, 슬라이드 마스터를 편집하다보면 실수로 슬라이드 제목 레이아웃을 삭제하거나 변경할 수 있고, 다른 사람이 만들어둔 서식 파일을 이용하다보면 슬라이드 제목 레이아웃이 없는 경우도 있습니다.

이런 경우, 슬라이드 마스터에서 제목 슬라이드로 사용할 레이아웃을 선택한 후, 마우스 우클릭하게 되면 '레이아웃 이름 바꾸기'를 실행할 수 있습니다. 

 

레이아웃 이름을 '제목 슬라이드', '구역 머리글', 'Title Slide', 'Section Header' 중 1가지로 이름을 바꾸면, 슬라이드 번호를 삽입할 때 제목 슬라이드로 인식하게 됩니다. 

 

PowerPoint 내 삽입된 개체를 유형별로 모으기

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1~2장의 슬라이드에 포함된 개체를 모을 때에는 단순히 Ctrl+C/V를 이용하여 개체를 한 곳으로 모을 수 있습니다만, 간혹 여러 슬라이드에 포함된 개체를 한군데에 모아야할 때가 있습니다.

예를 들어, 슬라이드 당 1장씩 사진이 들어있고, 여러개 슬라이드에 나눠져있는 사진을 1개 슬라이드에 모으고 싶을 때, 매 슬라이드마다 선택해서 사진을 가져온다거나, 그리기나 글상자 개체만 따로 분리해서 모아서 작업을 해야할 때도 있습니다.

아래와 같이 2개의 슬라이드에 그리기 개체와 사진, 표 등이 나눠져 있고, 이 중에서 그리기와 사진만 1개 슬라이드에 합치고 싶다면, 원본 슬라이드를 선택한 후, MiniTool의 리본 메뉴에서 '유형별 개체 수합'을 실행합니다.

 

 

 

모으려는 개체의 종류를 쉼표(, )로 구분해서 숫자를 입력하면 기입된 종류의 개체만 1개 슬라이드에 모으게 됩니다. 

사진(3)과 그리기 개체(4)를 입력한 후 확인을 클릭하면, 아래와 같이 새로운 슬라이드를 생성한 후 사진과 그리기 개체만 모아줍니다.

 

개체를 모을 때, 원래 슬라이드의 위치에 그대로 복사해주기 때문에, 개체가 많으면 서로 겹쳐지게 됩니다. 단, 앞 슬라이드에서부터 차례로 복사해서 모으기 때문에 개체 순서는 슬라이드 순서를 따르게 됩니다. 전체 선택 후 개체 순서에 따라 개체 배열을 새로 하게 되면 슬라이드 순서대로 배열할 수 있습니다.

PowerPoint 슬라이드 내 동일 유형 개체 선택하기

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Powerpoint에 삽입되는 개체는 개체 유형이 지정되어 있습니다. 이는 Powerpoint에서 각 개체를 구분하여 관리하는 목적이기 때문에 사용자 관점에서 분류하는 것과 약간 차이가 날 수 있습니다.

예를 들어, Powerpoint에서 템플릿 도형은 AutoShape으로 구분됩니다. 똑같은 사각형이라도 템플릿에서 만든 사각형은 AutoShape이지만 손그림으로 만든 사각형은 Freeform으로 구분됩니다.

직선의 경우에는 화살표 모양이 없는 직선은 Line으로 구분되지만, 화살표가 있는 직선이나 꺾인 모양의 연결선은 AutoShape의 한 종류 중 연결선으로 구분되며, 손그림으로 그린 직선은 역시 Freefrom으로 구분됩니다.

뿐만 아니라, 슬라이드마스터에서 제공하는 제목이나 본문을 기입하는 글상자는 PlaceHolder이고, 도형 삽입 템플릿으로 삽입하는 글상자는 TextBox이며, 사각형을 생성한 후 글을 입력하면 AutoShape으로 구분됩니다.

즉, 모양이 아니라 Powerpoint에서 해당 개체를 어떻게 처리할 것이냐로 구분되기 때문에 사용자 입장에서는 모양만 보고 이들을 구분하는 것이 쉽지 않습니다. 그러나, 이러한 몇가지를 제외하면, 표, 차트, 그림 등은 속성을 굳이 확인하지 않더라도 쉽게 구분이 가능합니다.

 

슬라이드 내에 그리기나 표, 글상자 등 여러 개체들이 있다면 포함되어 있고, 이들이 서로 겹쳐저 있는 상태라면, 마우스 클릭으로 개체를 선택하는 것이 어려운 경우가 있습니다. 만약, 똑같은 선들만 골라서 선 모양이나 색을 바꾸려고 할 때, 선이 여러개가 있다면 한꺼번에 선택하여 모양을 바꾸는 것이 유리합니다만, 유형별로 개체를 선택할 수 있는 방법이 없습니다.

따라서, 슬라이드에 많은 개체가 있는 상태에서 편집할 때, 동일한 개체를 한꺼번에 선택하는 기능을 MiniTool에 포함시켜두었습니다. 이러한 작업은 개체 조작시 자주 사용하기 때문에 리본 메뉴와 작업 도구창에 모두 실행할 수 있도록 해두었습니다.

 

 

사용방법은 다음과 같습니다.

만약, 마우스로 드래그하여 상자 선택을 한 상태에서 '동일 개체 선택'을 실행하면, 선택된 개체 중에서만 동일 유형을 선택하도록 합니다. 1개의 도형만 선택한 상태에서 '동일 개체 선택'을 실행하면, 해당 슬라이드에 있는 모든 개체 중에서 선택된 개체와 동일한 유형의 개체를 선택하게 됩니다.

아래 예를 들어 설명드립니다. 

우선 그림과 같이, AutoShape과 Freehand 도형, 선과 화살표 등의 도형이 있는 슬라이드가 있습니다. 파란색 사각형(AutoShape)을 한개 선택한 후 '동일 개체 선택'을 실행하면, AutoShape 중 모양이 같은 것만 선택할지, 아니면 모든 종류의 AutoShape을 모두 선택할지 질문합니다.

 만약, '예'를 클릭하면, AutoShape 중 모양이 똑같은 사각형만 선택하게 됩니다.

 

만약, '아니오'를 선택하면, 도형의 모양에 상관없이 모든 모양의 AutoShape을 선택합니다. 주황색의 5각형, 6각형은 Freeform 도형이라 선택되지 않습니다.

 

 

 다음은 슬라이드 내 여러 개체를 선택한 상태에서 '동일 개체 선택'을 실행합니다.

 

선택된 범위에서 어떤 유형의 개체를 선택할지 기준 도형을 다시 선택하도록 합니다. 이때 1개만 선택해도 되고, 2종류 이상을 선택할 수도 있습니다. 예를 들어, 파란색의 AutoShape과 주황색의 Freeform 도형을 1개씩 선택합니다.

선택 완료하게 되면, 파란색의 AutoShape 전체와 Freeform으로 구분되는 주황색 다각형과 초록색 손그림도 함께 선택됩니다. 

만약 초록색 선(Freeform)을 선택한 상태에서 '동일 개체 선택'을 실행하면, 아래와 같이 주황색 다각형도 함께 선택됩니다.

사실, AutoShape과 Freeform 도형은 어느 정도 구분이 가능하지만, 선과 직선, 연결선의 경우, 사용자 입장에서는 구분할 방법이 없습니다. 따라서, 이 개체들에 한해서는 모두 동일 종류로 취급할 수 있도록 해두었으며, 다른 종류의 AutoShape으로 선택할 때에는 선택 제외시켜두었습니다. 앞에서 파란색 삼각형(AutoShape)과 동일 개체를 선택할 때, 직선이 선택되지 않은 이유도 이 때문입니다.

예를 들어, 빨간색 화살표와 파란색 꺾인선은 AutoShape 중 연결선이며, 빨간색 직선은 Line으로 구분됩니다만, MiniTool에서는 이들을 한종류로 묶어두었습니다. 따라서, 화살표 선을 선택한 상태에서 '동일 개체 선택'하게 되면, 직선이나 꺾인선도 모두 선택됩니다.

 

도형이나 글상자 등으로 작업하는 중 예상했던 것과 다르게 선택된다면, Powerpoint에서 해당 개체를 다르게 구분하고 있다고 생각하시면 되겠습니다.

그림이나 표, 차트, 동영상 등 다른 개체의 경우에도 동일한 방법으로 선택이 가능하며, 도형 구분에 비해 구분이 명료하기 때문에 위의 방법대로 쉽게 유형별로 개체 선택이 가능할 것입니다.

PowerPoint에 다른 PPT 파일을 삽입/병합하기

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<PPT 파일을 현재 작업 중인 슬라이드에 개체로 삽입하기> 

Powerpoint 슬라이드에 다른 PPT 파일을 삽입하는 방법은 

1. 파일탐색기에서 PPT 파일을 선택하여 현재 슬라이드에 끌어놓거나,
2. 리본 메뉴의 삽입 탭에서 '개체'를 클릭한 후, 파일을 선택할 수 있습니다.

 MiniTool에서는 'Presentation 개체 삽입'을 실행하여 PPT 파일을 삽입할 수 있습니다.

 

이렇게 삽입된 PPT 파일 개체는 아래와 같은 형식으로 삽입됩니다. 파일을 끌어놓기로 삽입한 경우에는 PPT 파일의 1번째 슬라이드를 Thumbnail로 보여주며, 리본메뉴의 '삽입' 탭에서 개체 삽입하는 경우에도 동일합니다. 다만, 개체 삽입시, '아이콘으로 표시'를 체크하면 아래의 2번째 그림처럼 미리보기가 아니라 Powerpoint 개체 아이콘으로 보여줄 수 있습니다.

MiniTool에서 'Presentation 개체 삽입'을 실행하게 되면, 파일명과 바로가기 버튼 모양으로 개체가 삽입됩니다. 

 

현재 열려있는 PPT 파일 이외에 다른 PPT 파일이 함께 열려있는 경우, MiniTool의 'Presentation 개체 삽입'을 실행하면, 아래와 같이 파일을 선택할지, 현재 열려있는 PPT 파일을 개체로 삽입할지 물어봅니다. '예'를 선택하면, 파일을 선택하여 삽입하게 되고, '아니오'를 선택하게 되면 현재 열려있는 PPT 파일을 모두 개체로 변환하여 삽입하게 됩니다.

만약, 인터넷이나 메일로부터 전달받은 PPT 파일을 현재 슬라이드 개체에 삽입할 때, 파일을 별도로 저장하거나 저장된 위치를 지정할 필요없이, 파일이 열어 내용을 확인한 상태에서 바로 작업 중인 슬라이드에 개체로 삽입해 줄 수 있습니다.

개체로 삽입할 때, 버튼 모양을 선택하고, 채우기 색을 지정하면 선택된 PPT 파일을 한꺼번에 작업중인 슬라이드에 개체로 삽입하게 됩니다.

 

<개체로 삽입된 PPT 파일을 현재 PPT에 병합하기>

예를 들어, 아래와 같이 2페이지로 작성된 PPT 파일을 저장하거나, 열람한 상태에서 다른 파일에 개체로 삽입해둡니다.

슬라이드에 삽입된 PPT 개체를 선택한 상태에서, MiniTool 리본 메뉴의 '삽입된 Presentation 개체 병합'을 실행합니다.

작업이 완료되면 삽입된 개체의 모든 내용을 현재 슬라이드의 뒤에 병합하게 됩니다.

 

이 기능은 앞에서 설명드린 MiniTool의 '그림확대 개체 삽입', '슬라이드 구간을 개체로 변환', 'Presentation 개체 삽입' 또는 파일 탐색기에서 드래그하여 삽입된 PPT 파일 개체를 현재 PPT 파일에 모두 병합할 때 사용할 수 있습니다. 따라서, 여러명이 작성하여 수합된 여러 PPT 파일이나, 작은 파일로 나눠진 자료를 1개 파일로 병합할 때 사용할 수 있는 기능입니다. 

단, 각 PPT에서 설정된 슬라이드마스터 디자인은 유지되지 않으며, 슬라이드 크기 설정이 다르면 확대/축소되면서 모양이 약간 변형될 수 있습니다. 또한, 탐색기로부터 드래그하여 삽입된 PPT 개체의 경우에는 여러 개 개체를 선택하여 병합시 오류가 발생할 수 있습니다. (MiniTool 또는 개체 삽입 중 아이콘으로 표시하여 삽입된 개체에서는 오류가 발생하지 않음)

PowerPoint 슬라이드 구간을 개체로 변환하여 삽입하기

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발표용 자료를 구성하다보면, 상세한 자료는 뒤에 첨부로 모아두고 하이퍼링크로 연결해둔 후, 필요할 때만 링크를 눌러 첨부 영역을 보여주고 되돌아오는 방식으로 발표를 하게 됩니다.

아래와 같이 1장의 발표 슬라이드에 상세 내용 1, 2를 설명하는 슬라이드가 각각 있는 경우를 예를 들어 보겠습니다.

 

1번 슬라이드에서 '상세 내용 1'에 버튼을 추가하거나, 혹은 해당 문장을 선택한 후, 마우스 우클릭으로 '하이퍼링크'를 선택합니다.

 

현재 문서의 '상세 내용 1' 슬라이드를 선택해서 하이퍼링크를 생성하면, 슬라이드쇼 상태에서 해당 문장을 클릭하면 '상세 내용 1' 슬라이드가 생성됩니다.

 

뿐만 아니라, '상세 내용 1' 슬라이드에는 원래 슬라이드였던 '슬라이드 1'으로 하이퍼링크를 걸어두어 원래 페이지로 되돌아올 수 있어야 슬라이드쇼에서 슬라이드 이동이 자유로울 수 있습니다. 상세 내용 2에 대해서도 동일한 작업으로 하이퍼링크를 생성할 수 있습니다.

만약 본인의 자료만 만들고 모든 상세자료가 보여지더라도 문제없는 경우에는 이러한 방식으로 하이퍼링크를 활용할 수 있습니다만, 여러 명의 자료를 수합하여 생성해야하거나, 완성본이 아니라서 슬라이드를 추가하거나 삭제하거나, 옮겨야하는 등 슬라이드 편집이 남아있는 경우에는 하이퍼링크가 깨지는 일이 종종 발생하고, 또한 첨부 영역이 모두 슬라이드수에 포함되어 보여지다보면 참석자 입장에서는 슬라이드수 때문에 회의시간에 부담을 느낄 수도 있습니다.

뿐만 아니라, 다른 사람과 자료 공유가 필요할 때 상세 자료는 공유하고 싶지 않다면, 일일이 하이퍼링크를 삭제하거나 수정해야하는 일이 발생할 수도 있습니다. 

상세 자료나 첨부 자료를 ppt 파일 내 하이퍼링크로 연결하는 방식이 아니라, 이전 글에서 '그림확대 개체 삽입'과 유사하게 ppt 개체로 삽입한 후 필요할 때에만 활성화하게 되면 편집이나 슬라이드쇼 과정에서도 매끄러운 작업이 가능합니다.

우선 개체로 변경하려는 슬라이드 구간을 선택합니다. 이때 슬라이드 구간은 1개 슬라이드일 필요는 없으며, 복수의 불연속 슬라이드를 선택해도 됩니다.

MiniTool 리본 메뉴에서 '슬라이드 구간을 개체로 변환'을 실행합니다.

 아래와 같이 개체로 변환할 옵션창이 나타납니다.

버튼 모양의 개체를 만들어서 삽입할 슬라이드를 지정(슬라이드를 선택한 상태에서 오른쪽의 ◀ 모양 버튼을 클릭해서 슬라이드 번호를 지정할 수 있습니다)하고, 개체의 모양으로 버튼이나 텍스트로 선택합니다.

버튼 모양으로 삽입하는 경우, 버튼 모양을 선택하고, 텍스트로 삽입하는 경우에는 문자열을 입력해주면 됩니다.

개체로 변경할 슬라이드는 이미 선택된 슬라이드 구간이 자동입력됩니다만, 만약 다른 슬라이드 구간으로 변경하려면, 여기에서 다시 수정해주시면 됩니다.

개체 내 Return 버튼 모양이란, 개체로 변경된 슬라이드가 슬라이드쇼 중에서 활성화되었다가 중간에 원래 슬라이드로 되돌아올 수 있는 링크 버튼의 모양을 의미합니다.

선택된 슬라이드 구간이 개체로 변환된 후에는 원본 슬라이드에서 삭제됩니다만, 만약 추가 작업이 더 필요한 경우에는 그대로 남겨둘 수 있습니다.

버튼 모양으로 삽입하게 되는 경우, 버튼의 색상으로 사용할 색사을 선택할 수 있으며, '기본 색상'을 선택하면, 해당 슬라이드마스터에서 지정된 기본 버튼색으로 자동 채우기를 하게 됩니다.

 

 

이렇게 선택한 상태에서 '확인'을 클릭하면 아래와 같이, '상세 내용 1'에 해당하는 슬라이드는 개체로 변경되어 '슬라이드 1'에 버튼 모양으로 삽입되고 원래 슬라이드는 삭제됩니다.

생성된 버튼은 적당하게 크기를 조정한 후 '상세 내용 1' 옆으로 옮겨둡니다. 슬라이드쇼에서 해당버튼을 클릭하면, '상세 내용 1'이 들어있는 슬라이드가 활성화됩니다. 만약 원래 페이지(슬라이드 1)로 되돌아로려면, 오른쪽 위에 있는 'U' 모양 버튼을 클릭하면 됩니다.

 

만약, 상세 내용 버튼이 슬라이드에 배치되어 있어서 눈에 거슬리거나, 다른 사람들에게 링크가 있음을 보여주고 싶지 않다면, 아래와 같이 '개체 버튼 모양'에서 '투명 버튼'을 선택합니다.

실행이 완료되면, '상세 내용 2'는 투명한 개체로 삽입되어 슬라이드에서는 보이지 않습니다.

단, 해당 위치에 마우스가 드래그오버되면 마우스 아이콘 모양이 바뀌게 되므로 위치 확인이 가능하며, 작성자만 이 버튼의 위치를 알고 있기 때문에 다른 사람들에게 보이지 않는 개체로 삽입할 수도 있습니다. (단, Ctrl+A로 전체 개체를 선택하면 투명개체라도 위치 확인이 가능합니다.)

 

'그림확대 개체 삽입'이나 슬라이드 구간을 개체로 삽입한 상태에서 '읽기 전용'으로 저장하게 되면, 암호를 입력하지 않고 파일을 열었을 때 본문은 프린트가 가능하지만 안에 개체로 삽입된 내용은 프린트할 수가 없습니다. 그러나, 슬라이드쇼 중에는 해당 파일을 볼 수 있습니다. 만약, 상세 내용을 슬라이드쇼로 발표할 때에만 사용하고 다른 사람들이 프린트할 수 없도록 하기 위해서 위와 같이 투명 개체로 삽입하는 방법을 사용할 수도 있습니다.

다만, Powerpoint의 읽기 전용 암호 설정은 비교적 쉽게 해제될 수 있기 때문에 완벽한 보안은 되지 않습니다.