PowerPoint MiniTool - 지정된 영역에서 텍스트 찾기/바꾸기

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MS 워드나 엑셀에 비해 파워포인트는 텍스트 찾기 기능이 많이 부족합니다. 사실 파워포인트가 많은 텍스트를 포함하는 문서를 작성하기 위한 소프트웨어가 아니다보니 MS에서도 찾기 기능을 그다지 신경쓰지 않은 것 같습니다.

특히 파워포인트의 텍스트 찾기/바꾸기 기능에서 불편한 점은, 지정한 슬라이드나 지정한 텍스트 구간에서만 찾는 기능이 없다는 점입니다. 당연히 현재 지점 이후 또는 이전 찾기 기능이 없습니다. 또한 모두 바꾸기를 실행하게 되면, 1번 슬라이드부터 전체 슬라이드의 내용을 바꿔버리게 되는데, 특정 페이지에서만 작업하려고 한다면 해당 슬라이드만 별도의 PPT에 복사해서 텍스트 바꾸기를 한 후 다시 가져와야하는 번거로움이 있습니다. 만약 하이퍼링크라도 걸린 페이지라면 링크가 깨지는 문제도 발생합니다.

사실, 파워포인트에서 슬라이드는 1번부터 차례로 순서를 지정할 수 있지만, 각 슬라이드에서는 다양한 개체를 나열하는 방식으로 삽입해두다보니, 이전/다음 찾기를 하기 위해 개체의 순서를 지정하기가 어려운 문제가 있습니다. 어쨋거나 개체들은 ZOrder로 개체의 순서가 지정되어 있기 때문에 이전/다음을 개체의 순서를 지정할 수는 있습니다만, 개체의 순서가 빠르다고 해서, 즉 ZOrder 번호가 낮다고 하더라도 텍스트가 좌측 상단에 있다는 의미는 아닙니다.

MiniTool 추가 기능에 포함된 텍스트 찾기/바꾸기 기능에는 지정된 슬라이드나 글상자 개체, 또는 선택된 텍스트 영역에서만 찾기/바꾸기가 가능하도록 하였습니다.

1. 선택 영역에서 텍스트 찾기/바꾸기/서식 변경하기

아래와 같이 슬라이드에 포함된 2개 개체(글상자와 표)를 선택한 상태에서, MiniTool 추가 기능의 '텍스트 찾기/바꾸기'를 실행합니다.

찾기/바꾸기 작업창이 활성화되며, 현재 선택된 영역을 표시합니다. 2번째 슬라이드에서 2개 도형을 선택했음이 표시됩니다.

2개의 개체를 선택한 상태에서 작업 영역을 '선택 문자열'로 변경하려고 하면, 텍스트가 선택되지 않았으므로 오류 메세지가 뜨게 됩니다.

첫번째 글상자에서 일부 텍스트 구간을 선택한 후, 작업 영역을 '선택 텍스트'로 변경하면 작업 영역이 변경됩니다.

선택 영역은 텍스트 구간, 특정 슬라이드의 도형 개체, 슬라이드 구간 또는 전체 슬라이드로 지정할 수 있습니다.

텍스트 구간을 작업 영역으로 선택한 상태에서, 찾기/바꾸기를 실행할 수 있습니다. 바꾸기를 실행할 때에는 아래와 같이, '참새'라는 단어를 '뱁새'로 바꾸되, 글자 서식을 함께 바꿀 수 있습니다. 전체 바꾸기를 실행하게 되면, 처음 선택한 텍스트 구간에 포함된 문자열만 변경됩니다. 다른 개체나 다른 단락에 '참새'가 포함되어 있더라도 변경되지 않습니다.

2. 텍스트 구간 찾기/바꾸기

이번에는 작업 영역을 여러 개체로 변경한 후, 구간 찾기를 실행하도록 하겠습니다. '구간 찾기'란 앞에 입력한 텍스트와 뒤에 입력한 텍스트 사이에 포함된 모든 구간을 찾는 것을 말합니다. 예를 들어, 앞에 찾을 단어를 '(', 뒤에 찾을 단어를 ')'로 입력하면, 괄호 '()'로 표시된 구간을 모두 찾아줍니다.

또한 찾을 텍스트로는 괄호가 아닌 2글자 이상의 텍스트를 사용할 수도 있습니다.

아래와 같이, 2개의 개체(글상자와 표)를 선택한 상태에서 작업 영역을 변경해 줍니다. '찾기'에서 '구간 찾기'를 체크하게 되면 찾기 입력상자가 2개로 변경됩니다. 시작 단어와 끝단어를 입력해주고, 두 단어 사이에 들어갈 수 있는 글자수를 제한해줄 수 있습니다. 만약 글자수를 입력하지 않으면 두 단이 사이에 포함된 글자수에 상관없이 구간을 찾아주게 됩니다.

구간 찾기를 체크하면, '텍스트 유지'가 기본값으로 체크됩니다. 이는 두 단어 사이에 포함되는 텍스트가 동일하지 않을 수 있고, 전체 바꾸기를 하게 되면 원치 않는 결과가 출력될 수 있기 때문에, 기본적으로는 구간 전체를 다른 문자열로 일괄 변경하는 작업보다 검색된 구간의 서식을 변경하여 강조하거나, 수작업으로 텍스트를 수정하는 경우가 많기 때문에 이렇게 기본값을 지정해두었습니다. 만약, 텍스트를 일괄 변경하려면 '텍스트 유지'를 체크 해제하시면 됩니다.

이렇게 옵션을 지정한 상태에서 모두 바꾸기를 실행하게 되면, 아래와 같이 '참새'~'방앗간' 구간에 대해 서식을 수정하게 됩니다. 단, 구간 사이 간격을 2글자로 제한해두었기 때문에 '참새'~'방앗간' 사이에 3글자 이상이 포함된 구간은 검색에서 제외시킵니다. 또한 참새~방앗간 사이에 참새 또는 방앗간이라는 단어가 또 있다면, 참새~방앗간 사이 구간이 가장 짧은 구간을 검색 결과로 출력하게 됩니다.

MiniTool 추가 기능의 찾기/바꾸기에서는 글꼴도 변경이 가능합니다. 다만, 윈도우에 포함된 글꼴 종류가 많다면, 글꼴 목록을 불러오는데 꽤 오랜 시간이 걸리기 때문에 글꼴 목록은 현재 PPT 파일에 포함된 글꼴만 목록에 포함되어 있습니다. 윈도우에 포함된 모든 글꼴 목록을 불러오기 위해서는 우측의 'R' 버튼을 클릭합니다. 

이때 글꼴 목록을 윈도우 전체의 글꼴 목록을 가져올지, 현재 PPT 파일을 작성하는데 사용된 글꼴 목록만 가져올지 물어보게 되며, '예'를 클릭하면 잠시 목록을 업데이트게 되고, 전체 글꼴을 사용할 수 있게 됩니다.

이외에도 입력 방식에서 '일반'과 '확장'은 탭, 줄바꿈 기호 등을 포함하여 검색할 경우에 사용할 수 있으며, 대/소문자 구분, 단어 단위 검색, 전자/반자 구분 등의 기본 검색 기능을 포함해두었습니다.

MS 워드의 경우, 서술형의 문서를 작성하게 되므로 정규식 표현을 포함하여 강력한 검색 기능을 제공하고 있습니다. 오히려 일반 사용자들이 정규식 표현을 이해하고 활용하는 것이 어려워서 활용성이 떨어지기도 합니다. 처음에는 MS 워드처럼 파워포인트에서 정규식 표현을 이용한 검색 기능을 추가해볼까 했는데, 파워포인트에서 정규식을 사용하여 검색해야 할만큼 많은 양의 텍스트를 사용할 일이 있을까하는 생각에 정규식 검색 기능은 제외시켰습니다. 

PowerPoint MiniTool - 글상자 합치기/분리하기

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모든 소프트웨어들이 그렇듯, 똑같은 소프트웨어를 사용하더라도 사용자들의 성향에 따라 사용방법이 제각각입니다. 특히 파워포인트의 경우, 글상자, 사진, 도형, 멀티미디어 등 많은 종류의 개체를 원하는 위치에 자유롭게 배치할 수 있다보니 사용자들의 성향에 따라 슬라이드 구성이 크게 차이가 나게 됩니다.

사실 본인이 작성해서 본인만 사용하는 경우라면 별 문제가 없습니다만, 여러 사람이 공동으로 작성하는 경우, 자료 수합자는 항상 형식을 유사하게 만들기 위해 불필요한 수작업을 감수해야하는 문제가 발생합니다.

예를 들어 아래와 같은 슬라이드 구성을 보면, 사용자들의 특징을 대충 짐작할 수 있습니다. 

첫번째는 파워포인트를 워드 프로세서처럼 쓰시는 분들입니다. 1개 글상자에 슬라이드에 담을 모든 내용을 다 쓰시고, 줄바꿈으로 공간만들어서 그림 삽입하는 케이스입니다. 슬라이드 마스터를 잘 활용하면서 이렇게 작성하면, 각 단락들의 왼쪽 맞춤이 잘 되어 있기 때문에 해당 슬라이드에 한해서는 보기가 좋습니다. 그러나, 다른 분들은 이렇게 작성을 안하기 때문에 다른 페이지와 서식을 통일하기가 매우 어렵습니다. 또한, 슬라이드 마스터의 서식을 모두 복사해가지 않으면 서식이 모두 뒤틀어져버립니다. 개인용 자료를 작성하는 경우라면 권장할만 하지만, 공동 작성 자료에서는 권장할 사항은 아닙니다.

이번에는 위와 정반대의 성향인 경우입니다. 즉, 모든 단락을 별도의 글상자로 작성하시는 분들입니다. 중간 중간에 그림이나 다른 개체가 삽입되어야한다면 그럴 수도 있겠습니다만, 그렇지 않은 경우인데도 모두 독립된 글상자로 작성하시는 분들도 있습니다.

다른 슬라이드로 복사해도 서식은 그대로 유지되는 것은 좋습니다만, 일일이 줄맞춤하기가 어렵고, 간격 맞추기도 어렵습니다. 큰제목 단위나 그림이 삽입된 위치로 적당히 합쳐줄 수 있다면 자료를 수합해야하는 작업자 입장에서는 개체수가 적으니 작업량이 조금은 줄어들 수도 있습니다.

이상과 같이, 내용은 그대로 유지하되, 글상자를 적당히 합쳐주거나 나눠줄 수 있다면, 텍스트 배열에 시간을 줄일 수 있습니다. 물론 복사/잘라내기/붙이기를 적당히 조합해서 글상자를 합치거나 나누는 것은 크게 어렵지 않습니다만, 개체수가 많은 경우에 번거로운 작업이 되지요.

우선 글상자를 분리하는 방법을 설명드립니다.

첫번째 슬라이드 예처럼 1개의 글상자에 모든 단락이 포함된 경우, 글상자 내에서 잘라내고 싶은 단락을 선택합니다. 

MiniTool 추가 기능에서 '글상자 분리'를 실행합니다.

작업이 완료되면, 글상자는 사용자가 선택한 단락의 앞과 뒤, 그리고 선택영역으로 분리됩니다. 만약 글상자의 중간 영역을 선택했다면 최대 3개의 글상자로 분리됩니다. 또한 글상자를 분리할 때, 빈 단락은 자동으로 삭제합니다.

중간에 그림이 배열될 수 있도록 적당히 위치를 배열해줍니다.

이번에는 여러개로 나눠진 글상자를 합치는 기능입니다.

글상자를 합치고 싶은 순서대로 글상자들을 선택합니다.

MiniTool 추가 기능의 '글상자 결합'을 실행합니다.

작업이 완료되면, 글상자 선택순서대로 텍스트의 서식을 그대로 유지하면서 합쳐줍니다.

하단의 글상자들에 대해서도 글상자 합치기를 실행한 후, 적절하게 배열해줍니다.

글상자 결합 기능은 일반적인 도형에 포함된 글은 합쳐주지만, 표에 기입된 텍스트는 합쳐주지 않습니다. 또한, 글상자 내용을 합칠 때에는 글상자의 선택 순서대로 내용을 합쳐주며, 위에서 아래 방향으로만 합칩니다. 좌우로 배열된 글상자라고 해도, 1개의 글상자에 합칠 때에는 상하 방향으로만 합치게 되므로, 좌우 방향으로 현재의 배열상태를 어느 정도 유지하고 싶다면, 글상자가 아닌 '표'로 합치는 기능을 이용하는 것을 권장합니다. (MiniTool 추가 기능에서 도형 배열을 표로 만드는 기능 참조)

PowerPoint MiniTool - 글머리 기호에 따라 서식 맞추기

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파워포인트는 본래 목적이 글씨가 많은 장문의 보고서를 작성하는 용도가 아니다보니, 슬라이드 마스터 레이아웃 기능을 제외하면, 한컴의 한글 워드프로세서나 MS 워드에서처럼 단락의 서식을 지정하는 스타일 지정 기능이 없습니다.

그나마 슬라이드 마스터 레이아웃의 서식을 미리 지정해두고, 슬라이드의 레이아웃에 지정된 글상자(PlaceHolder)에만 텍스트를 입력하면 모든 페이지에 있는 서식을 일정하게 유지할 수 있습니다만, PlaceHolder가 아닌 일반텍스트 상자나 표에 입력된 텍스트는 서식을 일일이 지정해야합니다.

1~2개의  PlaceHolder만 사용한다면 서식을 맞추는 게 어렵지 않습니다만, 보고서용으로 작성된 파워포인트 문서는 작성자들마다 사용하는 글머리 기호도 다르고 글자크기나 단락 서식을 다르게 해서 작성하기 때문에 여러명이 나눠서 작성한 보고서의 서식을 맞추려면 수작업이 많이 들어갈 수 밖에 없습니다.

파워포인트에서 스타일 지정은 불가능하지만, 유사한 방법으로 글머리 기호별로 동일한 서식을 가지도록 MiniTool 추가 기능에 구현해두었습니다. 예를 들어, 아래와 같이 큰제목, 작은제목, 세부항목 및 일반텍스트에 대한 서식을 지정해두고, 글머리 기호를 서로 다르게 지정합니다.

다른 글상자나 표 안에 있는 텍스트에서도 스타일에 맞게 글머리를 지정해둡니다. 글머리를 일일이 지정하는 것도 수작업이 들어가는 작업이므로, 글머리 기호를 일반텍스트로 변경한 후 일반텍스트의 글머리 기호만 복사해서 각 문장의 앞에 복사해두고 다시 첫글자를 글머리 기호로 변경해두면 스타일 지정이 완료됩니다. (글머리 기호를 일반 텍스트로 변환하는 방법은 이전 글을 참조하시기 바랍니다.)

이제 스타일을 지정하고 싶은 글상자나 표를 모두 선택합니다. 이때, 스타일을 지정한 글상자를 1번째로 선택하고, 나머지 글상자들을 선택해야합니다. 만약 순서가 바뀌면 처음 선택한 도형의 글머리 기호를 참조하여 서식을 변경하므로 원하는대로 변경되지 않을 수 있습니다.

글상자를 선택했다면, MiniTool 추가 기능의 '글머리 기호로 서식맞추기'를 실행합니다.

작업이 완료되면, 선택된 글상자에 포함된 각 단락들의 서식을 이전의 단락 중에서 글머리 기호가 동일한 단락의 서식과 동일하게 변경합니다.

이 기능을 사용하면, 단락 서식은 대부분 복사됩니다만, 글꼴 서식은 폰트명, 글자 크기만 복사하고, 굵기(Bold) 특성은 문단 전체가 동일한 Bold 특성일 때에만 복사하며, 사용자가 인위적으로 일부 구간만 굵게 표시한 상태라면 변경하지 않고 그대로 둡니다. 그외 밑줄이나 기울기 특성 등은 복사하지 않습니다. 이는 일부 구간을 강조하기 위해 글꼴 서식을 지정해두었을 수 있기 때문에 가급적 원래 특성을 그대로 유지하도록 해두었습니다.

비록 한글이나 MS 워드의 스타일 기능만큼 세부적인 기능은 지원하진 않지만, 서식 지정에 많은 시간을 소요하는 분들에겐 약간이나마 도움이 될 것으로 생각됩니다.

PowerPoint MiniTool - 글머리 기호/일반 문자 변환하기

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파워포인트에서 여러개의 항목을 나열하기 위해 글머리 기호 또는 숫자로 된 번호를 매길 수 있습니다. 아래와 같이 홈 탭에서 글머리 기호 또는 번호 매기기를 이용하여 지정할 수 있습니다. 또한 글머리 기호는 각 글꼴에 포함된 글자나 도형/그림도 사용할 수 있습니다.

그러나, 글머리 기호와 문장의 첫글자 사이의 간격을 마음대로 조절하기가 어렵습니다. 슬라이드 마스터에서 기본 형식을 지정해두면 조금은 일관된 모양을 만들 수도 있지만, 서로 다른 글상자에서 복사해온 경우, 인위적으로 단락 서식에서 왼쪽 여백과 내어쓰기를 숫자로 지정하지 않으면 내어쓰기가 서로 달라 비뚤어진 모양이 됩니다.

이런 경우, 글머리 기호를 문장의 제일 첫 글자로 그냥 쓰고 적당히 공백기호를 넣어 맞추는 게 더 편한 경우도 있습니다. 또한 서로 다른 글머리 기호를 사용하는 경우, 글머리를 일관되게 사용하고 싶으나, 글머리 기호는 글꼴 모양에 따라 약간씩 모양이 다르기도 하고, 특수한 기호를 사용하는 경우 다른 글상자에 글머리 기호를 복사해가는 것이 어려운 경우가 많습니다. (문장 전체를 복사해서 원본 붙여넣기로 문장의 서식을 복사해 간 후 텍스트를 지우는 방식으로 글머리 기호를 복사해 갈 수도 있습니다만, 매우 번거로운 일입니다.) 예를 들어, 기본 글머리 기호 중 마름모 4개가 있는 기호나 오른쪽 화살표, 또는 체크 기호 등은 일반 글꼴에서는 찾을 수 없기 때문에 어떻게 삽입해야하는지 모르는 분들이 많습니다. 참고로, 이 기호들은 윈도우 글꼴 중 Wingdings 글꼴에 포함된 기호입니다. 만약 사용자 정의 기호를 입력하여 위의 기호를 삽입하고자 한다면 Wingdings 글꼴에서 찾아보시면 됩니다.

그림으로 글머리 기호를 사용하거나, 번호 매기기가 아닌 문자나 기호를 이용한 글머리 기호를 사용한 경우,  MiniTool 추가 기능을 이용해 일반 문자로 변환할 수 있습니다.

아래와 같이 이미 글머리 기호를 사용한 문장들이라고 하면, 글머리 기호를 일반 문자로 변환하기 위해 변환할 영역을 선택합니다.

MiniTool 추가 기능에서 '글머리 기호를 일반 문자로'를 실행합니다.

글머리 기호를 일반 문자로 변환한 후 글머리 기호와 문장의 첫글자 사이에 공백을 삽입하여 간격을 일정하게 만듭니다. 여기에서는 3을 입력하도록 하겠습니다.

글머리 기호는 일반 문자로 변경되고, 글머리 기호와 문장의 첫글자 사이의 간격은 입력한 것과 같이 공백 문자(' ')를 3개 삽입한 후 문장의 첫글자가 시작하게 됩니다.

여러 문장에 대해서 동일하게 글머리 후 3글자가 입력되므로, 자동으로 왼쪽 맞춤이 됩니다. 만약 2줄 이상의 문장이라면 왼쪽 여백 및 내어쓰기를 이용하여 자동으로 왼쪽 맞춤을 해줍니다. 

이번에는 반대로, 일반 문자로 된 기호를 글머리 기호로 바꿀 수도 있습니다. 위에서와 같이, 일반 문자로 시작된 문장에서 공백이나 탭을 제외한 첫번째 문자를 글머리 기호로 바꿔주는 기능입니다.

우선 변환하려는 문장을 모두 선택합니다.

 

MiniTool 추가 기능의 '첫글자를 글머리 기호로'를 실행합니다.

앞에서와 마찬가지로, 글머리 기호와 문장의 첫글자 사이의 간격을 공백문자(' ') 크기를 기준으로 몇글자만큼 여백으로 띄울지를 입력합니다. 

글머리 기호를 일반 문자로 변경하는 경우에는 글머리 기호와 첫글자 사이에 실제 공백문자를 삽입했기 때문에 글자수는 자연수로 입력되어야 합니다만, 반대로 일반 문자를 글머리 기호로 바꾸게 되면 내어쓰기 기능으로 간격을 지정하기 때문에 자연수를 입력할 필요는 없습니다.

여기에서는 공백 문자의 1.5배만큼 간격을 띄우도록 입력하겠습니다. 그러면 아래와 같이 글머리 기호와 문장의 첫글자 사이를 공백 문자의 1.5배의 간격만큼 띄우도록 합니다.

만약, 이미 글머리 기호를 사용한 문장의 경우, 글머리 기호를 그대로 유지하면서 글머리 기호와 첫글자 사이의 간격만 조절해줍니다. 따라서, 글머리 기호 뒤의 간격이 서로 달라서 비뚤어진 경우, 왼쪽 내어쓰기를 일정하게 유지할 목적으로 이 기능을 사용하실 수 있습니다.

PowerPoint MiniTool - 글자 위치에 맞춰 내어쓰기

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파워포인트에서도 문단모양에서 내어쓰기 또는 들여쓰기를 할 수 있습니다. 그러나, 글자 위치를 기준으로 맞추기보다 글상자의 왼쪽 끝 위치로부터 들여쓰기할 길이를 지정하는 방식입니다. 그러나 문장의 배치를 위해서는 가급적 각 문장의 첫글자의 왼쪽 위치를 정확히 맞추고 싶을 때가 많이 있습니다만, 마우스를 이용하거나, 수동으로 숫자를 입력하더라도 맞추기가 쉽지 않습니다.

예를 들어 아래와 같이 원숫자로 표시된 3개의 문장의 왼쪽 끝을 맞추려고 하는 경우, 흔히 공백 문자를 계속 입력하여 왼쪽 끝을 맞춥니다. 2, 3번 행은 왼쪽 끝에서 똑같이 공백 문자를 넣었기 때문에 잘 맞을 수 있습니다만, 1번 행은 약간 어긋나 있는 경우가 많습니다.

정확히 맞추기 위해서 탭 위치를 지정해둔 후 탭을 동일하게 삽입하면 정확하게 위치를 맞출 수  있습니다. 만약, 최종본 문서가 아니라서 내용을 수정하거나, 글꼴이나 글자 크기를 수정하게 되면 탭 위치를 수정하여 왼쪽 맞춤을 다시 해주어야 한다는 단점이 있습니다.

파워포인트로 서식을 맞춰서 문서를 작성하는 경우가 많지 않다면 그다지 쓸 일이 없겠지만, 업무 보고를 위해 보고서를 자주 작성해야하는 분들이라면, 이러한 사소한 줄맞춤이 신경쓰이는 분들도 많이 있습니다.

아래와 같이 번호 ①을 기준으로 3개 문장을 왼쪽 맞춤하여 배열하고자 할 때, ①부터 시작하여 왼쪽 맞춤을 하고 싶은 문장들을 모두 선택합니다. 

MiniTool 추가 기능의 '내어쓰기/왼쪽맞춤'을 실행합니다.

문장이 정렬되고 나면, 아래와 같이 선택구간의 첫번째 글자의 왼쪽 위치에 맞춰서 나머지 문장들이 배열됩니다.

선택된 문장이 글머리를 사용한 경우, Enter로 나눠진 문장, Shift+Enter로 나눠진 문장, 글머리를 사용하지 않은 문장.... 등 경우에 따라, 왼쪽 맞춤을 위해 문단 서식에서 내어쓰기를 사용하기도 하고, 왼쪽에 탭을 삽입하는 방법을 사용하기도 합니다. 문장을 수정하더라도 MiniTool에서 다시 왼쪽 맞춤을 하게 되면, 자동으로 새로 맞춤을 해주므로 번거로운 반복 작업을 할 필요는 없습니다.

PowerPoint MiniTool - 문단의 줄 수 줄이기 (문자열 간격 줄이기)

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개인이 혼자 만드는 ppt 파일인 경우, 서식을 자유롭게 할 수 있습니다만, 여러 사람이 분배해서 작성하는 공동 문서의 경우, 서식이 고정되어있고 글상자와 글꼴, 글자 크기까지 지정되어있는 경우가 있습니다.

한정된 영역에 내용을 채우다보면, 문장을 아무리 짧게 만들려고 해도, 1~2 글자나 짧은 단어 정도 때문에 글상자 크기를 벗어나는 경우가 있어서, 조사를 지운다거나 잘 사용하지도 않는 한자어로 조합하는 등.. 직관적으로 이해하기 어려운 문장이 되기도 합니다.

그나마 작성자가 직접 수정하는 경우라면 본인 의도대로 수정할 수 있습니다만, 자료 수합자 입장에서는 다른 사람이 작성해둔 문장을 마음대로 단어나 조사를 수정하기 어렵습니다. 매번 1글자 수정하자고 전화해서 확인하는 것은 더욱 귀찮은 일이 되기도 합니다.

이런 경우가 아니라도, 제한된 공간에 문장을 표현하다보면 글자 간격을 약간만 수정해서 문단의 행 수를 줄여야하는 경우가 종종 있습니다. 반대로 문자 간격을 인위적으로 늘려야하는 경우는 아직까지 경험해본 적이 없습니다. (장식을 목적으로 하는 경우가 아니라면...)

우선 아래와 같이 표의 각 줄에 1문장씩 표현되어있습니다. 표의 크기가 정해져있는데, 1번째 문장만 약간 길어서 1줄을 초과합니다. 글자 크기는 유지하면서 1줄에 맞추고 싶다면, 글꼴 속성에서 문자 간격을 줄여주면 됩니다만, 이 값을 수정한 후, 확인 버튼을 눌러야만 업데이트되기 때문에 문자 간격을 얼마나 줄여야 할지는 반복해서 해봐야 알 수 있습니다.

만약 글자 간격을 충분히 줄이지 않았다면 1줄을 맞추지 못하게 됩니다.

1개의 글상자에 있는 1개 또는 여러 개의 문장이나 여러개의 글상자 개체에 있는 텍스트를 선택한 상태에서, MiniTool 추가 기능의 '줄단위 문자 간격 조절'을 실행합니다.

만약 여러 문장을 선택한 상태에서 실행했다면, 아래와 같이 작업 확인창이 뜨게 됩니다.

보통의 경우, 문장의 1개 줄을 줄여주는 목적으로 줄간격을 줄이게 됩니다. 파워포인트에는 글자의 장평을 줄이는 기능이 없기 때문에, 만약 2줄 이상 줄이게 되면 글자가 서로 겹쳐져버리기 때문에 읽기가 어려워집니다.

'예'를 누르게 되면 일괄적으로 2줄 이상의 문장에 대해서만 1줄씩 일괄적으로 줄이게 됩니다. 만약, '아니오'를 선택하게 되면 2줄 이상의 문장들을 차례로 선택하면서 몇줄로 만들 것인지 물어보게 됩니다.

작업이 완료되면, 2줄짜리였던 첫번째 문장만 줄간격을 줄여서 1줄로 바꿔주게 됩니다.

3줄 이상짜리 문장에 대해서 줄간격 조절 작업을 하게 되면, 아래와 같이 몇줄로 맞출 것인지 물어보게 됩니다. 만약 2줄로 맞추라고 하면 줄간격을 줄여서 쉽게 맞출 수 있습니다.

만약 위의 입력창에 1줄로 맞추라고 하면, 글자가 서로 겹쳐지기 때문에 글자 크기를 줄일 것인지 물어봅니다.

글자크기를 줄이도록 하면, 문장이 1줄이 될때까지 글자 크기를 줄여서 1줄을 맞추어줍니다만, 다른 문장의 글자 크기와 달라져서 일관성이 없고 보기가 좋지 않기 때문에 많이 사용하지는 않습니다.

PowerPoint MiniTool - 첨자, 분자식, 수식, 그리스어 변환

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MiniTool의 텍스트 편집 기능은 순전히 제가 자주 사용하는 기능들을 추가해두었습니다. 일반적인 텍스트 작업에서는 많이 사용할 일이 없다보니 맨 우측에 별도로 빼둔 기능이기도 합니다. 수식이나 화학반응식을 많이 쓰는 분들이 아니라면 그다지 쓸일은 없을 수도 있습니다만, 막상쓰려고 하면 여러번의 클릭이 필요해서 귀찮은 일이 될 수도 있기에 모아둔 기능입니다.

우선 파워포인트에서 첨자를 기입하는 방법을 모르시는 분들이 많이 있습니다.

첨자를 사용하기 위해서는 아래와 같이 홈 탭에서 글꼴 설정 그룹의 우측 하단에 있는 작은 버튼을 클릭하면 버튼으로 표시되지 않은 추가 설정창이 실행되고, 위첨자 또는 아래첨자를 클릭하여 첨자로 바꿔줄 수 있습니다.

만약 자주 사용한다면, 리본 메뉴에서 마우스 우클릭 똔느 옵션 창에서 '리본 메뉴 사용자 설정'으로 들어가서 '모든 명령'에서 '위 첨자' 또는 '아래 첨자'를 찾아서 리본메뉴에 추가해주면 리본 메뉴에서 클릭하여 바로 실행할 수도 있습니다.

MiniTool 추가 기능에는 이 메뉴를 미리 추가해두었고, 아래와 같이 텍스트를 선택한 후 '위 첨자', '아래 첨자'를 클릭하여 첨자로 변환할 수 있습니다.

만약 단어나 문장에 첨자를 계속 추가해야한다고 하면, '^'기호와 '_' 기호를 이용하여 위, 아래 첨자 구간을 지정해두고, 변환하려는 구간의 텍스트 또는 글상자 개체를 선택한 상태에서 MiniTool 추가 기능의 '첨자기호 변경'을 클릭하면 한꺼번에 첨자로 바뀌게 됩니다.

만약, 여러 글자를 연속해서 첨자로 바꾸고 싶다면 괄호를 사용하여 여러 글자를 첨자로 바꿀 수도 있습니다. 즉 괄호가 없다면 '^', '_' 기호 바로 뒤의 1글자만 첨자로 바꾸고, 첨자 기호 뒤에 괄호가 있으면 괄호 구간 전체를 첨자로 바꿉니다. 괄호는 소괄호 (), 중괄호 {}, 대괄호 [] 를 모두 인식하도록 해두었습니다.

첨자를 많이 사용하는 용어 중에 분자식이 있습니다. 분자식의 경우, 아래첨자를 많이 사용하지만, 일일이 첨자 기호를 쓰는 것이 상당히 불편합니다. 대신 분자식은 원소 기호 뒤의 숫자는 첨자로 인식하고, 분자식 앞에 분자 갯수를 표시하는 숫자는 첨자로 표시하지 않으며, 괄호를 포함하는 분자식도 인식해서 첨자로 변환해줍니다.

예를 들어 아래와 같이 특별히 첨자기호 없이 분자식을 기입해두고, MiniTool 추가 기능의 '분자식 변경'을 실행하면, 숫자의 위치로부터 판단하여 첨자로 변경해줍니다. 영문자 배열은 대소문자를 구분하며, 만약 문자 배열이 원소기호가 아닌 경우에는 원소가 아닌 변수로 판단하여 숫자로 취급하게 됩니다.

MS 오피스에서 제공하는 수학식은 예전 버전에는 Equation 3.0을 사용하여 개체로 삽입하였지만 더이상 지원하지 않게 되었고, 기본 수학식 입력 개체를 이용하여 텍스트 중간에 삽입하거나 개체로 별도로 삽입하는 방법이 모두 지원됩니다.

텍스트 중간에 삽입된 일부 구간, 또는 개체로 삽입된 텍스트를 수학식으로 변경하려면 텍스트나 텍스트 개체를 선택해서 '수식폰트로 변환'을 실행하여 수학식 개체로 변환시킬 수 있습니다. 반대로 수학식 개체를 선택한 상태에서 '수식폰트로 변환'을 다시 실행하면 일반 텍스트로 바뀝니다.

다만, 수식으로 변환할 때에는 띄워쓰기에 따라 모양이 원하는대로 나오지 않을 수 있습니다. 약간 복잡한 형태이거나 원하는 모양대로 되지 않는다면 수식으로 변환한 수 상세한 모양은 새로 수정하시면 되고, 간단한 형태인 경우에는 별다른 수정없이 바로 사용할 수 있습니다.

수식을 많이 쓰다보면, 변수나 상수 기호를 표기하기 위해 그리스어 표기도 많이 사용하게 되는데, 알파벳을 그리스어로 변경할 수도 있고, 반대로 그리스어를 알파벳으로도 다시 바꿀 수 있습니다. 다만 Symbol font로 표기된 그리스 문자는 알파벳으로 인식하므로 주의하셔야 합니다. 수식을 사용할 때, 그리어스로 변경한 후 수식으로 변경하면 수식 입력시 별도로 마우스 클릭하여 그리스 문자로 변경할 필요가 없어서 입력하는 시간을 조금은 단축할 수 있습니다.