PowerPoint MiniTool - 슬라이드를 액자 형식으로 구성하기 (슬라이드 구간을 개체로 삽입하기)

☞ PowerPoint 추가기능 파일 다운로드 페이지 (MiniTool.ppam)

슬라이드쇼 중에 그림을 확대하기 위해 그림을 별도의 슬라이드에 확대하여 PPT 개체로 삽입한 것과 유사한 방법으로, 슬라이드 구간을 잘라서 개체로 삽입하는 기능입니다.

이러한 기능이 필요한 이유는 다음과 같습니다. 

슬라이드 내에 대략적인 항목을 표현하고 상세 설명을 위한 첨부 슬라이드를 작성하고, 슬라이드 쇼로 발표하는 도중, 설명이 필요할 때 첨부 슬라이드가 활성화되도록 hyperlink로 연결하는 경우가 있습니다.

이렇게 하면 슬라이드 페이지수가 많아지는 것도 있지만, PPT 파일이 최종본이 아닌 경우, 일부 슬라이드를 추가하거나 삭제하는 등, 편집을 하게 되면 링크가 깨지거나 엉뚱한 페이지로 연결되는 경우가 있기 때문에 일일이 링크를 재확인해봐야 하는 문제가 생깁니다. 물론 이러한 상황은 개인이 본인 자료만 만드는 경우에는 잘 발생하지 않지만, 여러 사람이 자료를 공동으로 작성하거나 수합하여 발표하는 경우, 어느 부분을 편집했는지 알 수가 없고, 최종 자료 수합자는 링크 상태가 맞는지 확인하기가 더욱 어려워집니다.

따라서, 별도의 첨부 자료가 슬라이드 쇼 발표 중에 꼭 활성화되어야 할 필요는 없지만, 상세한 설명이 추가로 요구되는 경우에만 활성화될 수 있도록 첨부 슬라이드를 개체로 삽입해두는 방식을 사용하게 되면, 해당 개체를 삭제하지 않는 이상 링크를 별도로 체크해야하는 일은 없어집니다.

슬라이드 구간을 개체로 삽입하기 위해서는 슬라이드를 저장한 후, 파워포인트의 '개체' 삽입 기능을 활용할 수 있습니다. 다만, 파일 개체로 삽입하게 되면 아이콘이 링크 버튼 모양이 아니라 파일 아이콘 모양이기 때문에 전체적으로 보기가 좋지는 않습니다. 물론 아이콘의 배경과 제목을 수작업을 수정할 수 있습니다.

MiniTool 추가 기능은 이러한 개체 삽입을 이용하여 슬라이드 구간을 개체로 변환하고 버튼 모양으로 바꿔주는 기능입니다.

아래와 같이 4개의 슬라이드로 구성된 프리젠테이션 파일을 작성했다고 하겠습니다.

본문 내용 또는 키워드를 1번 슬라이드에 구성해두었고, 2번째 슬라이드에는 첫번째 내용의 상세 설명, 3~4번째 슬라이드는 두번째 내용의 상세 설명을 표시해두었습니다.

우선, 2번째 슬라이드를 잘라서 버튼으로 만들기 위해서, 2번 슬라이드를 선택합니다.

MiniTool 추가 기능에서 '슬라이드 구간을 개체로 변환'을 실행합니다.

슬라이드를 개체로 변환하는 동안 창이 움직이고 마치고 나면, 아래와 같이 해당 슬라이드를 삭제할 것인지 물어봅니다. 삭제는 '아니오'를 눌러 나중에 해도 무방하며, 여기에서는 바로 삭제하도록 '예'를 클릭합니다.

2페이지가 삭제되고 나면, 슬라이드 개체를 어느 페이지에 넣을지 물어봅니다. 1페이지에 삽입하기 위해 '1'을 입력합니다.

1번 슬라이드에 원래 2번 슬라이드 내용을 포함하는 개체 버튼이 생성되면, 적절하게 위치를 배열해둡니다.

원래 슬라이드의 3~4 페이지 (2페이지가 삭제되었으므로, 현재는 2~3페이지)를 선택한 후, 동일한 방법으로 슬라이드를 포함하는 개체로 변환합니다. 최종 슬라이드는 본문 내용만 있는 1페이지짜리 프리젠테이션으로 바뀝니다.

두번째 생성된 버튼을 더블클릭하면, 아래와 같이 새로운 파워포인트 창에 내용이 활성화됩니다. 개체가 제대로 삽입되었다면, 원래 슬라이드의 3~4페이지 내용이 개체로 삽입되어 있음을 알 수 있습니다.

개체로 삽입된 슬라이드는 우측 상단에 U자 형태의 실행 버튼이 추가되는데, 이 버튼은 슬라이드쇼를 마치는 버튼입니다.

이 버튼의 용도는 다음과 같습니다.

슬라이드쇼 중에 상세 설명 페이지를 활성화하기 위해 삽입된 개체를 클릭하게 되면, 슬라이드쇼는 그대로 유지되면서 개체로 삽입된 슬라이드가 활성화됩니다. 개체로 삽입된 슬라이드가 여러 페이지라면 개체 슬라이드의 마지막 페이지까지 진행되어야만 원래 슬라이드로 되돌아옵니다. 그러나, 상세 슬라이드의 모든 페이지를 다 보여줄 필요가 없다면 중간에 개체 슬라이드를 종료해버리고 나면 원래 슬라이드로 되돌아 옵니다. 즉, 원래 진행하던 슬라이드로 복귀하는 버튼이 되는 것입니다. (말로 설명하려니 조금 어렵네요. 그냥 개체 슬라이드를 삽입하고 슬라이드쇼를 실행해보시면 쉽게 이해할 듯 합니다.)

많이 사용할 일은 없겠지만, 이러한 기능을 활용하게 되면 개체 슬라이드 안에 개체 슬라이드를 반복해서 삽입할 수도 있습니다.

예를 들어, 1~4페이지 슬라이드로 구성된 프리젠테이션에서, 4페이지를 3페이지에 개체로 삽입하고, 3페이지를 2페이지에 개체로 삽입하고, 2페이지를 1페이지에 개체로 삽입하게 되면, 1페이지짜리 프리젠테이션 안에 액자 구성으로 4개 페이지를 넣을 수도 있습니다.

다른 예로, 첨부 슬라이드에 그림 확대 개체를 삽입하고, 다시 첨부 슬라이드를 본문 슬라이드에 삽입하는 방식으로 슬라이드를 구성하면, 본문 발표 중 필요하면 상세 슬라이드를 활성화하고, 상세 슬라이드에서 그림 확대를 할 수 있으므로 슬라이드쇼를 마치지 않고도 발표가 가능하게 됩니다.

발표자 혼자 작성한 자료로 1페이지에서부터 순서대로 발표하는 것에 익숙하신 분들은 굳이 이렇게까지 구성할 필요가 있을까 생각할 수도 있겠습니다만, 여러 사람이 공동으로 작성하는 발표 자료에서 상세 첨부자료가 필요하나, 페이지수 제약이 있는 경우에는 이러한 구성을 만들어야 할 수도 있습니다. 즉, 1페이지 발표자료이지만, 수십 페이지 자료가 들어가 있을 수 있습니다. 또한 프린트로 출력하게 되는 경우, 상세 자료는 출력되지 않으니 상세 자료는 발표할 때에만 쓰고, 출력하지 못하게 해야하는 경우에도 이러한 슬라이드를 구성할 수도 있습니다.