PowerPoint 문서의 슬라이드 링크 목차 만들기

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Powerpoint가 Word나 한컴 한글과 같은 문서 작성용 소프트웨어로 적당한 것은 아니지만, 다양한 그림이나 미디어가 삽입된 문서로 작성하는 용도로는 상당히 유용한 소프트웨어입니다.

슬라이드 수가 많은 경우, 내용에 따라 구역 나누기를 사용할 수도 있지만, 하이퍼링크로 연결된 슬라이드 번호를 포함한 전체 PPT 내용의 목차를 첫번째 슬라이드에 포함시켜두면, 원하는 내용을 빠르게 확인할 수 있는 장점이 있습니다.

그러나, 목차에 일일이 해당 슬라이드를 연결하는 하이퍼링크를 만드는 것은 매우 번거로운 일이며, 완성본이 아니거나 부득이하게 슬라이드 순서를 바꾸거나 추가하거나 삭제하는 등, 슬라이드 위치가 변경되는 경우, 하이퍼링크가 오류가 발생할 수 있기 때문에 목차 슬라이드를 잘 생성하지 않습니다.

MiniTool에는 이러한 번거로운 작업을 손쉽게 처리할 수 있도록 목차 생성 기능을 추가해두었습니다. 목차 생성 기능은 슬라이드별 제목을 확인하여, 동일한 슬라이드 제목을 가진 슬라이드 구간을 단일 구간으로 판단하여 슬라이드의 제목이 변경되는 슬라이드 번호를 찾아서 제목과 슬라이드 번호 링크를 생성하는 기능을 추가해두었습니다.

<목차 슬라이드 만들기>

아래와 같이 슬라이드의 전체 제목, 슬라이드 1, 2, 3이라고 하는 제목을 가지는 슬라이드로 구성된 PPT 파일을 생성했다고 하겠습니다.

슬라이드 구간은 슬라이드 1(1장), 슬라이드 2(2장), 슬라이드 3(1장)이며, 각 구간의 첫번째 슬라이드를 연결하는 하이퍼링크를 생성하려고 합니다.

MiniTool의 '목차 슬라이드 만들기'를 실행하면, 아래와 같이 슬라이드 목차를 생성하는 옵션이 나타나게 됩니다.

일반적인 사용자들은 슬라이드 마스터의 레이아웃을 정의해두고, 슬라이드 제목 개체(PlaceHolder)에만 슬라이드 제목을 쓰지 않고, 빈 레이아웃에 텍스트 박스를 만들어서 배치시켜두는 방식으로 슬라이드를 생성하는 경우가 많습니다. 따라서, 레이아웃의 제목 개체를 사용하지 않고 텍스트 박스들을 삽입하여 배치하는 경우, 슬라이드 제목을 슬라이드의 왼쪽 상단에 있는 첫번째 줄의 문장을 제목으로 처리해야할 수 있습니다. 

제목 설정은 슬라이드 레이아웃의 '제목 개체'의 내용만 참조하여 슬라이드 제목을 참조할지, 슬라이드 좌상단의 글상자 내용을 참조할지 결정합니다.

목차 형식은 목차를 구성할 내용으로 제목만 텍스트로 표시하거나, 제목 + 슬라이드 번호, 하이퍼링크가 정의된 제목을 표시하거나, 제목과 하이퍼링크가 포함된 슬라이드 번호, 또는 제목부터 슬라이드 번호 전체 줄에 하이퍼링크를 연결한 목차를 생성할 수 있습니다.

목차의 글자 크기를 포인트로 지정하고, 목차가 포함된 글상자의 폭을 슬라이드 크기에 대한 상대 크기(%)로 지정합니다.

제목 + 슬라이드 번호 형식으로 목차를 구성하는 경우, 제목과 번호 사이에 줄표시를 삽입할지 지정하고, 줄표시를 표시하는 경우 줄표시로 사용될 문자를 지정할 수 있습니다.

이상과 같이 옵션이 지정된 상태로 '확인' 버튼을 클릭하면 아래와 같이 1번째 슬라이드에 빈 슬라이드를 생성한 후 목차가 삽입됩니다. 따라서, 모든 슬라이드의 슬라이드 번호는 목차를 생성하기 전보다 1만큼씩 뒤로 밀리게 되며, 슬라이드 번호도 맞춰서 생성됩니다.

<목차 슬라이드 위치 변경 및 슬라이드 링크 번호 수정하기>

목차 슬라이드를 처음 생성할 때에는 반드시 1번째 슬라이드에 생성하게 됩니다만, 일반적으로 목차 슬라이드는 프리젠테이션 제목보다 뒤에 생성하는 경우가 많습니다. 또한 목차가 너무 많아서 목차 슬라이드를 2~3장으로 나누게 되면, 슬라이드가 추가되기 때문에 하이퍼링크가 포함된 슬라이드 번호와 실제 슬라이드 번호가 달라질 수 있습니다.

예를 들어, 아래와 같이 목차 슬라이드를 2페이지로 위치를 변경하게 되면, 프리젠테이션 전체 제목의 슬라이드 번호가 '2'에서 '1'로 변경되어야 합니다. 이러한 경우에는 변경해야할 숫자가 1개 뿐이므로 수작업으로 변경할 수도 있지만, MiniTool에서 자동으로 슬라이드 번호를 변경할 수도 있습니다.

위에서와 같이, 목차 슬라이드를 1번째 슬라이드에서 2번째 슬라이드를 옮겨놓은 상태에서, 목차 글상자를 선택한 후, MiniTool의 '슬라이드 링크 번호 수정'을 실행합니다.

작업이 완료되면, 첫번째 줄의 프리젠테이션 전체 제목의 슬라이드 번호가 하이퍼링크의 슬라이드 번호를 참조하여 '2'에서 '1'로 자동으로 변경됩니다.

이 작업은 목차 슬라이드를 미리 생성한 후, 중간에 슬라이드를 추가/삭제하거나 슬라이드 순서를 변경했을 때에도 사용할 수 있습니다. 따라서, 완성본이 아닌 상태에서 목차를 미리 만들었다면 이 기능으로 하이퍼링크에 맞게 슬라이드 번호를 수정할 수 있습니다.

 

<숫자를 슬라이드 링크로 변환>

글상자에 임의의 숫자를 기입한 후 기입된 숫자를 선택한 상태에서 MiniTool의 '숫자를 슬라이드 링크로 변환'을 실행하게 되면, 선택한 숫자에 해당하는 슬라이드로 연결하는 하이퍼링크를 생성해줍니다.

예를 들어, 앞에서 생성된 목차에 아래와 같이 '첨부' 슬라이드를 8번째 슬라이드에 추가했다고 하겠습니다. 이러한 경우, 목차 슬라이드를 새로 생성할 수도 있지만, 마지막 줄에 '첨부'라고 하는 행을 추가한 후, 숫자로 해당 슬라이드 번호('8')를 입력하고, 번호 '8'을 선택한 상태에서 MiniTool의 '숫자를 슬라이드 링크로 변환'을 실행합니다.

 

실행이 완료되면 일반 텍스트가 8번째 슬라이드를 연결하는 하이퍼링크로 변경됩니다. 만약 기입된 숫자가 해당 PPT 파일의 총 슬라이드번호보다 크면 하이퍼링크가 생성되지 않습니다.

제목과 슬라이드 번호 사이에 줄표를 추가하는 것은 바로 윗줄을 복사해서 사용하셔도 되고, 여러줄을 작업해야하는 경우라면, MiniTool의 '서식', '텍스트 도구' 아래 '양쪽맞춤 문자 채우기' 기능을 이용할 수도 있습니다.